Створення та ведення Державного реєстру географічних назв здійснюються на підставі Закону України “Про географічні назви” та постанови Кабінету Міністрів України від 11 травня 2006 р. № 622 “Про затвердження Положення про Державний реєстр географічних назв”, наказу Мінагрополітики від 11.06.2014 № 219 «Про затвердження обліково-реєстраційних форм Державного реєстру географічних назв», зареєстрований у Мінюсті 24.06.2014 за № 683/25460.
Географічні назви, включені до Державного реєстру географічних назв, призначені для застосування органами державної влади та органами місцевого самоврядування, установами, організаціями, підприємствами, засобами масової інформації та громадянами.
Однозначні географічні назви мають важливе значення для прийняття управлінських рішень державними органами, економічного розвитку, екології, торгівлі, збереження культурної спадщини, міжнародного співробітництва, координації служб екстреної допомоги, економії часу та коштів при надзвичайних ситуаціях тощо.
Державний реєстр географічних назв створено у вигляді автоматизованої системи обліку унормованих географічних назв, яка передбачає постійну актуалізацію за офіційними даними відомостей про найменування та перейменування географічних об’єктів, зміну їх статусу, категорії, виду тощо.
Наповнення електронної бази даних назв географічних об’єктів України Державного реєстру географічних назв здійснено за адміністративно-територіальними одиницями (АР Крим, області, райони, міста, сільські та селищні ради) на основі топографічної карти масштабу 1:100 000.
База даних Державного реєстру географічних назв містить понад 105 000 назв населених пунктів та одиниць адміністративно-територіального устрою, фізико-географічних та соціально-економічних об’єктів України.
Сформовані на територію Автономної Республіки Крим та областей переліки назв адміністративно-територіальних одиниць та населених пунктів, фізико-географічних і соціально-економічних об’єктів України, зареєстрованих у Державному реєстрі географічних назв, включають відомості про реєстраційний номер, унормовану назву географічного об’єкта, унормовану назву латиницею, вид географічного об’єкта, адміністративний статус, адміністративно-територіальну прив’язку, географічні координати (широта та довгота).
